Terminausfälle automatisiert um bis zu 50% reduzieren

Terminausfälle automatisiert um bis zu 50% reduzieren

Terminausfälle durch Nicht-Erscheinen

Dienstleister in Branchen wie Friseure, Therapeuten, Massagestudios oder Fotogeschäfte kennen folgendes Problem. Der Terminkalender ist zwar voll mit Terminen aber ein gewisser Prozentsatz dieser Menschen erscheint niemals zum Termin.

Das ist nicht nur schade um die Zeit, sondern auch ein enormer Umsatz-Verlust. Denn die freie Zeit ist unbezahlt und oftmals entstehen dadurch Lücken, die meist nicht gefüllt werden können.

Was aber sind die häufigsten Gründe, warum Kunden nicht zu Terminen kommen und was können Sie dagegen tun?

Ursachen warum Kunden Termine ausfallen lassen

Ungefähr 10-15% der Kunden erscheinen nicht zum vereinbarten Termin, sagen ihn allerdings auch nicht ab. Unternehmen bringt dies in einen Konflikt: Sie können die daraus resultierenden Ausfälle stillschweigend hinnehmen sie arbeiten, so es möglich ist, mit einer mehrfachen Terminvergabe, was allerdings das Problem nicht löst. Denn hier kann es geschehen, dass dann Termine doppelt erscheinen.

Warum kommen Kunden nicht?

Schauen wir uns aber erst einmal die Gründe an, weswegen Kunden Ihre Termine nicht wahrnehmen.

  • Kunden vergessen den Termin
  • Kunden sind auf Grund von Krankheit und anderen Terminen verhindert
  • Im Vorfeld gab es irrtümliche oder missverständliche Terminabsprachen (Termin wurde sich falsch eingetragen)
  • Der Anlass bzw. der Grund für den Termin besteht nicht mehr

Insgesamt 9 von 10 Menschen sind schlichtweg überfordert mit Ihrer Terminorganisation, zieht man die 10% ab, bei denen sich die Terminabsprache aus irgend einem Grund erledigt hat.

Wie können Sie dem Nicht-Erscheinen entgegenwirken?

Ausfallhonorare, Gebühren oder Aufschläge können hier nicht die Lösung sein. Denn sie schaffen einzig und allein Unzufriedenheit bei Kunden. Außerdem ist der Aufwand, den Schaden korrekt zu berechnen, für viele Unternehmen viel zu hoch. Noch dazu man für die Einforderung ist der Nachweispflicht ist.

Konzentrieren wir aber uns nicht auf das Problem, sondern auf die Lösung

Wir gehen natürlich immer vom Besten im Menschen aus und unterstellen niemandem Boshaftigkeit. Vielmehr nehmen wir an, dass es sich bei den meisten Kunden wirklich einfach um Vergesslichkeit, Schusslichkeit oder einem Mangel an Selbstmanagement handelt. Viel spannender als unsere Kunden zu maßregeln ist daher, sie zu „erziehen“, dass sie auch wirklich pünktlich kommen.

Was sind die Vorteile der Verringerung von Terminausfällen?

Aus verschiedenen Hochrrechnungen wird deutlich, dass die wirtschaftlichen Verluste überproportional zu der Anzahl der Ausfälle stehen. Es wird angenommen, dass bei einer Terminausfallquote von 15% der wirtschaftliche Verlust der jährlichen Nettoeinnahmen bei 18% liegt. Das bedeutet bei einem Jahresumsatz von 150.000€ einen Verlust von 27.000€. (Quelle: cituro)

Ist das nicht unglaublich?

Wenn Sie diese Terminausfälle verhindern, können Sie damit ganz klar Ihre Verluste verringern und Ihre Umsatz steigern. Mit der richtigen Terminerinnerungs-Lösung können Sie die Ausfallquote um rund 50% verringern. In bestimmten Branchen noch weit mehr.

Außerdem bergen diese Terminausfälle natürlich auch einen möglichen Imageverlust des eigenen Unternehmens. Denn ein leeres Geschäft erweckt oftmals den Eindruck eines nicht laufenden Geschäfts.

Terminausfälle effektiv reduzieren

Bestimmt haben Sie schon eigene Möglichkeiten versucht Ihre Terminausfallquote zu reduzieren. Vielleicht gibt es einen Mitarbeiter, der die Kunden vor ihren Terminen an den Termin erinnert. Oder aber Sie schreiben Ihren Kunden die Termine fleißig auf Zettelchen auf, die Sie ihnen dann mitgeben.

Variante 1 ist für Sie als Unternehmer teuer, denn Sie müssen den Mitarbeiter bezahlen. Variante 2 birgt noch immer das Risiko mit sich, dass die kleinen Zettelchen schon nach dem Verlassen des Geschäfts in den Tiefen der Handtaschen oder Jackentaschen verschwinden und nimmer wiedergesehen worden.

Viel effektiver ist dabei eine softwaregestützte Lösung, wie sie viele Hersteller bereits anbieten. Denn erstens verbrauchen diese keine Mitarbeiterressourcen und zweitens erinnern Sie Ihre Kunden genau zum richtigen Zeitpunkt an seine Termin. Darüber hinaus geben softwarebasierte Lösungen Ihren Kunden auch die Möglichkeit mit nur wenigen Klicks Termine abzusagen oder zu verlegen. Ohne, dass dafür dein Zutun erforderlich ist.

Wie sieht solch eine Lösung in der Praxis aus?

Ihr Kunde kann in Ihrem Geschäft direkt oder online auf deiner Webseite einen freien Termin seiner Wahl auswählen. Nach der Angabe seines Namens, seiner E-Mail und ggf. der Telefonnummer reserviert dein Kunde diesen Termin verbindlich. Automatisch trägt sich dieser Termin im Kalender Ihres Kunden und dem Ihren ein. Vorausgesetzt Sie nutzen keinen altmodischen Papierkalender mehr. Die Zeit ist damit automatisch geblockt und kein weiterer Kunde kann diesen Termin buchen.

In einem von Ihnen zuvor eingestellten Zeitintervall wird der Kunde nun einmalig oder mehrmals an seinen Termin freundlich erinnert. Das kann beispielsweise so aussehen:

Lieber Herr Schulze,

mit Freude schauen wir auf unseren Termin am kommenden Freitag den 15. März 2019 um 13:00 Uhr.

Sollten Sie Ihren Termin aus irgend einem Grund nicht einhalten können, dann können Sie Ihren Termin vollkommen unkompliziert über einen der folgenden Links stornieren oder ändern.

Klicken Sie hier, um Ihren Termin zu stornieren.

Klicken Sie hier, um einen anderen Termin zu wählen.

Wir freuen uns sehr, Sie in unserem Geschäft begrüßen zu dürfen.

Ihr Hans Müsli

Ihr Kunde wird also nicht nur an den Termin rechtzeitig erinnern, er hat dazu noch die Möglichkeit ihn selbständig zu ändern. Somit Haben Sie noch die Möglichkeit ggf. einen anderen Kundentermin vorzuziehen, um die Lücke zu schließen.

Termin-Tools, die wir empfehlen können, sind eTermin, Terminpilot oder AcuitySchedule.

 

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